Sobre como administrar o tempo para ter tempo

Já se ouve de longa data que o tempo é relativo. De fato, a ciência já provou a relatividade do tempo e a física aceita e sanciona a teoria da relatividade, mas há um ponto interessante e abstrato que não só trata o tempo como relativo, mas como volátil.

Dois conceitos são importantes nesse contexto: quando dizemos que o tempo é relativo estamos afirmando que, dependendo da nossa velocidade de movimento, o tempo passa mais rápido ou mais lentamente e; quando dizemos que o tempo é volátil afirmamos que o tempo passa, segundo a segundo, impreterivelmente e absoluto. O assunto ‘tempo’ no âmbito da física é uma das questões que considero mais interessante e intrigante, embora não respondida como um todo, mas é a forma como o tempo influencia diretamente em nossas vidas e nas decisões que tomamos dia após dia que faz deste um “senhor” irrefutável.

Quem nunca “perdeu a hora” quando precisava esperar um determinado tempo e, quando se deu conta, aquele tempo havia “voado”? Quem nunca “parou no tempo” quando estava esperando e quando olhava o relógio, havia se passado apenas alguns minutos? Essa experiência é fascinante, pois o tempo é o mesmo e, ao mesmo tempo, não o é. O tempo é uma das maiores inspirações de poetas, músicos e escritores de ficção científica. Para muitos, “tempo é dinheiro”, para outros, “tempo é saudade”, mas para todos o tempo é um mistério indecifrável.

Todos hão de concordar que o tempo é valioso e desperdiçá-lo é desperdiçar a própria vida. Muitas pessoas passam a vida procrastinando ou adiando suas decisões, algumas vezes por desinteresse, outras por achar que o “tempo é eterno” e por isso pode deixar para amanhã, para outro dia, para mais tarde, aquilo que poderia fazer agora. Um exemplo que pode ser observado por todos e por qualquer um é que, quando estamos trabalhando em equipe e delegamos tarefas a longo prazo, geralmente aquela tarefa é realizada no limite de sua entrega. Aquele trabalho da faculdade que você teve dois meses para fazer e precisa entregar amanhã, lhe custará uma noite de sono (e talvez mais algumas horas) para que possa terminá-lo. Infelizmente nós tendemos a nos colocar em situações estressantes por simplesmente não sabermos nos organizar e administrar nosso tempo de forma eficiente, assim, perdemos nosso precioso tempo com coisas menos importantes e não nos sobra tempo para o que realmente importa.

Existem vários estudos que provam que ‘ter tempo’ não passa de uma questão de disciplina e de organização. Não é atoa que há vários livros, ebooks e blogs que falam sobre esse assunto, afirmando que, se uma pessoa consegue se organizar, ela conseguirá tempo suficiente para fazer tudo o que precisa fazer, sem se sobrecarregar. Depois de pesquisar e ler sobre o assunto, eu pude comprovar que realmente funciona e deixo aqui um resumo das principais dicas que coloquei em prática e já colho, a curto prazo, bons resultados: 

1. Durma no mínimo 6h e no máximo 8h por dia

Muitas pessoas costumam achar que ficar sem dormir é um ponto positivo para finalizar aquela tarefa importante que bate à porta. A verdade é que, nós precisamos dormir! Quando dormimos nosso cérebro está trabalhando para absorver nosso dia, organizar nossas ideias e reforçar nosso conhecimento.

Quando deixamos de dormir, tendemos a esquecer como se faz alguma coisa, ou simplesmente a não fazer aquilo com a atenção necessária. Engana-se quem pensa que passar a noite estudando para uma prova faz com que o conteúdo esteja fresco na memória no dia seguinte. Por outro lado, dormir mais de 8h diárias, além de “perder tempo” ainda te deixará mais lento e com aquela sensação de “dormi de mais”. 

2. Organize-se

Manter a organização do seu ambiente, seja de trabalho, de estudos ou pessoal, é fundamental. Assim você não perde tempo “procurando” as coisas que precisa. Organize sua caixa de e-mail, seus arquivos no computador, seus papeis, seus livros na estante… deixe seu ambiente o menos carregado possível.

3. Crie rotinas

Rotina não é uma coisa ruim. Quando temos uma rotina conseguimos trabalhar de forma a usar o tempo ao nosso favor. Quanto mais trabalhos você possui, mais é necessário ter uma rotina para conseguir realizá-lo.

Isso pode ser uma coisa simples, como: de 8h as 9h, vou responder os e-mails do trabalho e planejar as tarefas necessárias em decorrência destes e-mails. De 9h as 9h30, vou fazer um lanche, olhar os grupos no whatsapp e demais redes sociais. De 9h30 as 12h vou trabalhar no projeto X… Às segundas e quarta, 18h, aula de inglês. Às terças e quintas 18h, aula de dança… e por aí vai. 

Estabelecer uma rotina para seu dia a dia já faz com que você, inconscientemente, pare de perder tempo com coisas corriqueiras. 

4. Liste suas tarefas, defina as prioridades delas e planeje

Saber o que precisa ser feito, qual a urgência de cada demanda e qual o tempo estimado para cada tarefa é fundamental e talvez o pilar de toda administração do tempo. Assim, além de estabelecer sua rotina, você poderá otimizar suas entregas.

O ideal é que você separe suas tarefas a curto, médio e longo prazo além de considerar as tarefas rápidas, medianas e demoradas. Ainda é necessário ponderar se a tarefa é urgente, ou não. Com todas essas informações é possível planejar seus dias e semanas e adequar seu tempo às realizações que você precisa concretizar.

Para isso é bom usar uma ferramenta (existe muitas) que te auxilie no gerenciamento de suas tarefas e te dê uma visão clara do que precisa ser feito e de quando precisa ser feito.

Outro ponto crucial é saber planejar. Você precisa de um tempo para seu planejamento. Por exemplo, toda sexta-feira as 16h você fará o planejamento para a próxima semana. Além de “atualizar” sua semana atual. Ver o que foi feito, o que ficou pendente. Se houve muita interrupção (aquelas tarefas urgentes e imprevistas, que precisamos parar o que estávamos fazendo para executá-las) e qual a porcentagem do seu planejamento atual você conseguiu executar.

Não adianta ter um planejamento lindo se você não consegue segui-lo, por isso, na hora de planejar é necessário manter os pés no chão. Estabelecer indicadores para mensurar se seu planejamento está dentro da sua realidade ou se precisa ajustá-lo.

Algo que tem dado muito certo para mim é a execução de tarefas rápidas. As vezes, durante meu planejamento semanal, identifico algumas tarefas que levam dois ou três minutos para fazê-la. Ao invés de colocá-la na lista e determinar um horário pra fazer aquilo, já faço de uma vez e a elimino. E acredite, existem muitas coisas que fazemos em dois minutos que postergamos por horas.

Não se esqueça que no seu planejamento precisa ter intervalos. Além das tarefas imprevistas que surgem no nosso dia a dia, precisamos de descansos e de “desligar” alguns minutos entre uma tarefa e outra. Existe o ócio criativo e o ócio (não criativo) e ambos são importantes na nossa vida. O ócio criativo é quando estamos trabalhando por horas em uma tarefa sem conseguir resolvê-la e paramos de pensar nela por alguns instantes. Escutamos uma música, lemos uma notícia ou um artigo e de repente, nossa mente está pronta para ter novas ideias. E o ócio é quando paramos tudo e vamos ver uma série, assistir um standUp no youtube ou papear com os amigos. Geralmente leva mais que alguns instantes. Ambos são importantes e necessários para que possamos manter o equilíbrio emocional em nossas vidas. E, acredite, quando você planeja suas tarefas e segue seu planejamento, você não só tem mais tempo para o ócio como aproveita mais esse momento sem se preocupar com o que precisa fazer depois. 

5. Faça uma coisa de cada vez e termine o que começou

Isso vale para meninos e para meninas! Embora haja um mito de que mulheres consegue fazer várias coisas de uma só vez, acredite, isso não é possível. Há estudos que provam que não é possível concentrar em duas coisas ao mesmo tempo e, se você tem essa ilusão de que consegue, pode começar a se observar. Ora você está concentrado em uma tarefa, ora em outra. Por isso, ao fazer seu planejamento, dedique-se a apenas uma tarefa por vez. Além de executar aquela tarefa mais rápido, o fará com maior assertividade e a chance de ter que refazer será quase nula.

Terminar uma tarefa antes de começar uma nova também é importante. É melhor ter uma tarefa completamente concluída do que três tarefas inacabadas e paralisadas no meio do processo. “Não basta ter iniciativa, é preciso ter acabativa”. Ao começar uma atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, se concentrar no que precisa ser feito e como você irá finalizar. Com as interrupções, fazendo várias coisas ao mesmo tempo e iniciando novas atividades sem finalizar aquela que já começou, você irá perder o foco e ter que refazer esse processo várias e várias vezes, perdendo tempo e demorando muito mais para realizar a mesma atividade.

Com essas cinco dicas já é possível traçar um planejamento eficiente para lidar com as tarefas do seu dia – a – dia, seja no âmbito profissional ou no âmbito pessoal. Mas a gestão do tempo não se limita somente à isso. O importante é começar a dar importância à esses pontos e aos poucos a disciplina, a rotina e a organização se tornam amigas do nosso cotidiano que passamos a descobrir que podemos fazer maravilhas com nossas poucas vinte e quatro horas diárias. Então, vamos começar?

Para escrever essa postagem me baseei muito no blog hashtrack.io e no excelente livro de Cristhian Barbosa, A Tríade do Tempo.